Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der B2B-SaaS-Plattform Sanavi zwischen der Büttner Holding GmbH, Karlstraße 57, 45661 Recklinghausen, vertreten durch den Geschäftsführer Christopher Büttner, und ihren Kunden.

Sanavi richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere ambulante Pflegedienste, Pflegeeinrichtungen, Betreuungsdienste und vergleichbare gewerbliche oder freiberufliche Anbieter. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn die Büttner Holding GmbH ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

2. Vertragspartner

Vertragspartner des Kunden ist:

Büttner Holding GmbH
Karlstraße 57
45661 Recklinghausen
Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Christopher Büttner
E-Mail: legal@sanaviai.de
Support: support@sanaviai.de

3. Vertragsgegenstand

Sanavi ist eine cloudbasierte B2B-SaaS-Plattform zur KI-gestützten Strukturierung und Bearbeitung von Kommunikationsprozessen in Pflegeunternehmen. Die Plattform unterstützt insbesondere:

• Bearbeitung und Klassifikation eingehender WhatsApp-Kommunikation;
• Lead- und Interessentenmanagement;
• Bestandskundenkommunikation;
• Bewerberkommunikation und Bewerbervorqualifikation;
• Termin- und Rückrufkoordination;
• Antwortentwürfe und strukturierte Handlungsvorschläge;
• interne Zuweisung, Fristen und Bearbeitungsstatus;
• Erkennung sicherheitskritischer Kommunikationsinhalte;
• Datenexporte und datenschutzbezogene Workflows.

Sanavi wird als Software-as-a-Service bereitgestellt. Der Kunde erhält keinen Anspruch auf Herausgabe von Quellcode, Installation der Software auf eigenen Systemen oder bestimmte technische Implementierungsdetails.

4. Keine medizinische, pflegerische oder rechtliche Beratung

Sanavi ist ein Kommunikations- und Assistenzsystem. Sanavi ersetzt keine medizinische, pflegerische, therapeutische, juristische oder sonstige fachliche Beratung durch qualifizierte Personen.

Der Kunde bleibt allein dafür verantwortlich, medizinisch, pflegerisch, organisatorisch oder rechtlich relevante Inhalte durch geeignetes Fachpersonal prüfen, bewerten und entscheiden zu lassen. Sanavi trifft keine medizinischen Diagnosen, entscheidet nicht über Pflegeleistungen und ersetzt keine fachliche Beurteilung durch Pflegepersonal oder ärztliche Stellen.

5. KI-Funktionen und Human-in-the-Loop

Sanavi verwendet KI-Funktionen zur Klassifikation, Extraktion, Zusammenfassung, Priorisierung, Entwurfserstellung, OCR-Verarbeitung und Audio-Transkription.

KI-generierte Inhalte, Klassifikationen, Extraktionen, Terminvorschläge und Antwortentwürfe sind maschinell erzeugte Vorschläge. Sie können unvollständig, unzutreffend, missverständlich oder im konkreten Einzelfall ungeeignet sein.

Der Kunde trägt die Verantwortung für die Prüfung, Freigabe und Nutzung von KI-generierten Inhalten. Bei sensiblen Inhalten, Gesundheitsdaten, Beschwerden, Notfällen, Sicherheits-Flags, niedriger KI-Sicherheit oder sonstigen kritischen Situationen ist eine menschliche Prüfung erforderlich.

Sanavi trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

6. Vertragsschluss

Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde sich registriert, ein Angebot von Sanavi annimmt, einen Testzugang aktiviert oder die Plattform nach Freischaltung nutzt und dabei diese AGB sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag akzeptiert.

Die Annahme der AGB und des Auftragsverarbeitungsvertrags erfolgt im Registrierungs- oder Aktivierungsprozess per Checkbox. Ohne Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags ist die Nutzung von Sanavi nicht zulässig.

Sanavi ist berechtigt, Registrierungen abzulehnen, wenn erkennbar ist, dass der Kunde kein Unternehmer ist, die Nutzung rechtswidrig wäre oder berechtigte Zweifel an Bonität, Seriosität oder rechtmäßiger Nutzung bestehen.

7. Testphase

Sanavi kann eine kostenlose Testphase von 5 Tagen anbieten. Die Testphase beginnt mit Freischaltung des Zugangs.

Sofern der Kunde den Zugang nicht vor Ablauf der Testphase kündigt oder deaktivieren lässt, geht die Testphase automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Auf diese Folge wird der Kunde bei Registrierung oder Aktivierung ausdrücklich hingewiesen.

Während der Testphase gelten diese AGB und der Auftragsverarbeitungsvertrag vollständig.

8. Tarife, Vertragslaufzeit und Kündigung

Sanavi bietet unterschiedliche Vertragsmodelle an, insbesondere monatliche Tarife und Tarife mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten.

Soweit im Angebot, Bestellprozess oder Einzelvertrag nichts Abweichendes vereinbart ist, gilt Folgendes:

• Monatliche Tarife laufen auf unbestimmte Zeit und können mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Vertragsmonats gekündigt werden.
• Tarife mit 12 Monaten Mindestlaufzeit laufen zunächst für 12 Monate und können mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Mindestlaufzeit gekündigt werden. Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag jeweils um einen weiteren Monat.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wichtige Gründe sind insbesondere erheblicher Zahlungsverzug, rechtswidrige Nutzung, Verstöße gegen Datenschutz- oder Sicherheitsverpflichtungen sowie technische oder gesetzliche Unmöglichkeit der Leistungserbringung.

Kündigungen bedürfen der Textform.

9. Vergütung und Zahlungsbedingungen

Die Vergütung richtet sich nach dem vereinbarten Tarif. Soweit nicht anders vereinbart, beträgt die Standardgebühr 500,00 EUR netto pro Monat zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Setupkosten fallen im Standardmodell nicht an.

Die Abrechnung erfolgt per Rechnung. Die Zahlung ist per Überweisung oder, sofern vereinbart, per SEPA-Lastschrift möglich. Rechnungen sind innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungserhalt ohne Abzug fällig.

Im Verzugsfall gelten die gesetzlichen Regelungen. Bei Unternehmern beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB. Sanavi kann den Zugang bei erheblichem Zahlungsverzug nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung vorübergehend sperren.

10. Preisänderungen

Sanavi ist berechtigt, Preise für laufende Verträge mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, wenn sich Kosten für Betrieb, Hosting, Energie, Personal, Drittanbieter, KI-Modelle, Kommunikationsdienste, gesetzliche Anforderungen oder Sicherheitsmaßnahmen wesentlich ändern.

Preisanpassungen werden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten in Textform angekündigt. Beträgt die Erhöhung mehr als 10 Prozent innerhalb von 12 Monaten, kann der Kunde den Vertrag mit Wirkung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preiserhöhung außerordentlich kündigen.

11. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet,

• Sanavi nur rechtmäßig und im Rahmen dieser AGB zu nutzen;
• alle für die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlichen Rechtsgrundlagen sicherzustellen;
• Informationspflichten gegenüber Endkunden, Angehörigen, Bewerbern und Beschäftigten zu erfüllen;
• erforderliche Einwilligungen, insbesondere für WhatsApp-Kommunikation, einzuholen und zu dokumentieren;
• Opt-out-Wünsche unverzüglich zu beachten;
• keine rechtswidrigen, beleidigenden, diskriminierenden, strafbaren oder unzulässigen Inhalte über Sanavi zu verarbeiten oder zu versenden;
• Zugangsdaten geheim zu halten und vor unbefugtem Zugriff zu schützen;
• Nutzerkonten nur berechtigten Personen zuzuweisen und Rollen aktuell zu halten;
• eigene Notfall-, Pflege-, Beschwerde- und Eskalationsprozesse aufrechtzuerhalten.

12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Die Parteien schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist zwingender Bestandteil des Vertrags.

Sanavi verarbeitet personenbezogene Daten von Endkunden, Angehörigen, Bewerbern, Beschäftigten und sonstigen Kommunikationspartnern des Kunden ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, soweit Sanavi als Auftragsverarbeiter handelt.

Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Informationspflichten, Betroffenenrechte, Einwilligungen, Löschfristen und Datenschutz-Folgenabschätzungen verantwortlich.

13. Verfügbarkeit und Service Level

Sanavi strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 Prozent im Jahresmittel an.

Nicht als Ausfallzeit gelten insbesondere angekündigte Wartungsfenster, Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs von Sanavi, Ausfälle externer Kommunikationsdienste oder KI-Anbieter, höhere Gewalt sowie Maßnahmen zur Abwehr akuter Sicherheitsrisiken.

Regelmäßige Wartungsarbeiten erfolgen nach Möglichkeit nachts zwischen 02:00 Uhr und 04:00 Uhr mitteleuropäischer Zeit. Planbare Wartungen werden nach Möglichkeit mindestens 48 Stunden vorher angekündigt.

Störungen können über support@sanaviai.de gemeldet werden. Sanavi strebt bei kritischen Störungen eine Erstreaktion innerhalb von 4 Stunden an Werktagen an.

14. Drittanbieter und Kommunikationsdienste

Sanavi nutzt externe Dienstleister und Schnittstellen, insbesondere Hosting-, E-Mail-, KI-, Analyse- und Terminbuchungsdienste.

Die Verfügbarkeit und Funktionsweise bestimmter Plattformfunktionen kann von Drittanbietern abhängen. Sanavi haftet nicht für Ausfälle, Änderungen, Sperrungen, Einschränkungen oder Richtlinienänderungen von Drittanbietern, soweit Sanavi diese nicht zu vertreten hat.

15. Gewährleistung

Sanavi wird mit angemessener fachlicher Sorgfalt bereitgestellt. Eine bestimmte wirtschaftliche Wirkung, Anzahl von Leads, Bewerbern, Terminen, Abschlüssen, Pflegeverträgen oder sonstigen Erfolgen wird nicht geschuldet.

Sanavi gewährleistet nicht, dass KI-generierte Inhalte stets richtig, vollständig oder für den konkreten Einzelfall geeignet sind. Mängel sind vom Kunden unverzüglich nach Entdeckung nachvollziehbar zu melden.

16. Haftung

Sanavi haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei Arglist sowie bei Übernahme einer Garantie.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Sanavi nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf die vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Nettoentgelte.

Sanavi haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde erforderliche Einwilligungen nicht eingeholt, Informationspflichten nicht erfüllt, Opt-outs nicht beachtet oder automatisierte Versandfunktionen ungeprüft aktiviert hat.

Die Haftung nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

17. Vertraulichkeit

Die Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur zur Durchführung des Vertrags zu verwenden. Vertrauliche Informationen sind insbesondere Kommunikationsinhalte, technische Informationen, Zugangsdaten, Geschäftsgeheimnisse, Preise, Produktpläne, Kundendaten und Sicherheitsinformationen.

Die Vertraulichkeitspflicht gilt für 2 Jahre nach Vertragsende fort. Für Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten gilt sie zeitlich unbegrenzt, solange hierfür ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

18. Änderungen der Leistungen und AGB

Sanavi darf die Plattform weiterentwickeln, Funktionen ändern, verbessern, ersetzen oder entfernen, sofern der Vertragszweck für den Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt wird.

Wesentliche Änderungen der AGB oder der Leistungen werden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten in Textform angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist und setzt er die Nutzung fort, gelten die Änderungen als angenommen, sofern Sanavi auf diese Folge ausdrücklich hingewiesen hat.

Bei wesentlichen Verschlechterungen der vertraglich geschuldeten Hauptleistung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung zu.

19. Datenexport und Löschung bei Vertragsende

Nach Vertragsende stellt Sanavi dem Kunden auf Anfrage einen Export der Kundendaten in einem strukturierten Format, insbesondere JSON oder CSV, bereit, soweit dies technisch möglich und rechtlich zulässig ist. Der Kunde muss den Export innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende anfordern.

Nach bestätigtem Export oder Ablauf der Exportfrist löscht Sanavi die produktiven Kundendaten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach §§ 238, 257 HGB und § 147 AO bleiben unberührt.

20. Sperrung und Sicherheitsmaßnahmen

Sanavi ist berechtigt, Nutzerkonten, einzelne Funktionen oder den gesamten Zugang vorübergehend zu sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für Missbrauch, Sicherheitsrisiken, unbefugten Zugriff, rechtswidrige Nutzung, Datenschutzverstöße oder erhebliche Vertragsverletzungen bestehen.

Sanavi wird den Kunden über eine Sperrung informieren, soweit hierdurch keine Sicherheitsinteressen, gesetzlichen Pflichten oder Ermittlungsmaßnahmen gefährdet werden.

21. Referenznennung

Sanavi darf den Namen und das Logo des Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz verwenden. Eine gesonderte Vereinbarung in Textform genügt.

22. Abtretung und Aufrechnung

Der Kunde darf Ansprüche aus dem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung von Sanavi an Dritte abtreten. § 354a HGB bleibt unberührt.

Der Kunde darf nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Zurückbehaltungsrechte kann der Kunde nur geltend machen, soweit sie auf demselben Vertragsverhältnis beruhen.

23. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der Büttner Holding GmbH in Recklinghausen. Vertragssprache ist Deutsch.

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.